“Si lo pensamos, veremos que muchos de los disgustos que nos sobrevienen lo son por palabras innecesarias”. José Martínez Ruiz, Azorín.

Los consultores de comunicación tenemos la obligación de asesorar a nuestros clientes antes de realizar una entrevista o exposición pública. Defendemos la preparación como método para evitar contratiempos que nunca son de buen gusto. Tratamos de enterrar la tan recurrente improvisación para revitalizar un concepto –la preparación previa- que se convierta en la base de todo buen discurso.

Nos referimos en concreto a decir lo que realmente se quiere decir. A utilizar las palabras adecuadas en un contexto determinado. A destacar los principales mensajes por encima de la información superflua. A construir una argumentación sólida con riqueza lingüística. A transmitir tranquilidad ante situaciones complejas. En definitiva, hablamos de comunicar con eficacia.

¿Estás dispuesto a prepararte?
1. Huye de la improvisación. Si lo tienes claro, puedes seguir leyendo.
2. Una entrevista no es un pasatiempo. Para muchos es simplemente ‘salir en los medios’. Para los conocedores de su importancia, una entrevista o una aparición pública es un acto de responsabilidad, porque este escenario te brinda la oportunidad de hablar con eficacia sobre tu organización.
3. Conoce al entrevistador (o a tu público). El papel de los asesores de comunicación es básico en este punto, ya que debemos preparar a consciencia al portavoz para que tenga claro a quién dirigirse.
4. Entrevista = oportunidad. Ten claro el objetivo y ves a por él. Olvida que la entrevista es una consecución de preguntas-respuestas, sin más. Es el vehículo para transmitir los mensajes perfectos; una oportunidad para destacar una información de interés, rebatir un argumento, convencer…
5. Define correctamente los mensajes. Dos o tres, no más. Serán las ideas fuertes, las que deben calar en el periodista o, en su defecto, en tus oyentes. No tengas reparo en repetir las ideas clave, pero sin ser pesado.
6. Envuélvelas con un discurso corporativo. Refleja los valores de tu organización, pero hazlo en un segundo plano. Que la información corporativa sea el envase del producto. Destaca, por ejemplo, los valores de tu organización que influyen en su buen funcionamiento.
7. Saca a relucir tu oratoria. Desempolva las herramientas que nos brinda la oratoria para explicar una idea con elegancia y convicción. Sirven los ejemplos, las estructuras discursivas causa-consecuencia, las metáforas, etc. Y modula tu voz (tono, ritmo, volumen…) para que el discurso sea atractivo y efectivo.
8. Elabora un Q&A. El argumentario es el documento en el que se recogen el mayor número de posibles preguntas que pueden surgir en un encuentro con un medio de comunicación (u otros públicos) y las respuestas óptimas para cada una de ellas. No lo limites en número, es mejor asegurarse de que cuentas con toda la información necesaria para hacer frente a cualquier pregunta.
9. Practica, practica, practica. Antes de lanzarte a una entrevista o exposición pública, prueba a entrenarte. Coge a un compañero, o incluso puedes hacerlo tú mismo ante un espejo para verte en acción y corregir posibles errores.
10. Ajústate a lo marcado. No divagues. Corres el riesgo de entrar en un bucle del que es difícil salir. Muchos portavoces de empresas han introducido un tema que el periodista no conocía y, tras ello, han continuado insistiendo en el asunto por la curiosidad del entrevistador hasta convertirlo en ‘importante’, cuando en realidad era secundario o incluso negativo.
11. Preparado no es lo mismo que memorizado. Muéstrate natural, no contestes a cualquier pregunta tal cual lo tienes escrito en el Q&A. Aquí es importante la formación previa en técnicas oratorias, que te permiten explicarte con eficacia.
12. El periodista, ni amigo ni enemigo. Relajado y confiado, pero sin olvidar que tienes delante a un profesional que está haciendo su trabajo.
13. Analiza para seguir mejorando.

Alejandro Teodoro